Создание отчетов в программе субд access. Отчеты в субд access
62. Формы, отчеты, запросы в субд Access, их назначение, методы создания.
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок ) – образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Если хотят подчеркнуть факт «временности» этой таблицы, то ее еще называют моментальным снимком. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналогов на жестком диске, - это образ отобранных полей и записей. Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все
записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске.
Обновление БД тоже можно осуществить посредством запроса. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.
Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
63. Характеристика, назначение современных субд.
Microsoft Access 2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более поздних версиях. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office Professional, относительно прост в изучении и использовании, одинаково подходит как для начинающих пользователей, так и для профессионалов. К основным хар-кам СУБД Access относятся:
Графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы
Наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)
Наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых мастерами
Наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных
Наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и возможность работы в многопользовательских системах)
Использование объектной технологии OLE для внедрения в базу данных объектов различной природы (текстов, электронных таблиц, рисунков)
Наличие собственного языка программирования Visual Basic, объектно-ориентированного языка для разработки приложений пользователя, обладающего свойством автономности от СУБД и переносимости в другие приложения MS Office
Полная поддержка языка запросов SQL
Возможность интеграции данных из разных СУБД.
Следует более подробно рассмотреть программные продукты компании Microsoft. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.
Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием диалектов xBase и SQL (Эти диалекты встроены во многие СУБД). Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным.
Access входит в состав самого популярного пакета MS Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Программный пакет Access предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки‚ некоммерческих приложений.
Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов MS Office.
Visual С++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Этот язык предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.
SQL Server - сервер баз данных, реализует подход клиент-сервер и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности.
Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.
На форме появляются Заголовок формы и Примечание формы :
В заголовке нашей формы находится надпись с названием формы, а в примечании фамилия студента, который выполним работу. Для этого на панели элементов управления выбираем значок Надпись ,
наводим курсор на область формы и нажимаем левую кнопку мыши. После вводим текст:
Далее изменим фон в Заголовке формы и Примечании формы . Для этого в окне Свойство формы нужно выбрать раздел ЗаголовокФормы (ПримечаниеФормы ). После вкладка Все и в поле Цвет фона выбрать нужный цвет:
Таким же образом изменяем фон и для Области данных :
В появившемся Списке полей выбрать нужные поля и перетащить на форму и разместить в нужном месте:
Выбираем «внешний» вид нашей кнопки и нажимаем Далее :
Задаем имя кнопки и нажимаем Готово :
Аналогичным способом создаем кнопку Закрыть форму , только меняем действие для кнопки:
После задаем форму кнопке и размещаем в нужном месте на форме:
Открываем форму в «Режиме формы» результат нашей работы на экране:
Таблица «НазначенияОплат» до добавления данных:
Таблица «НазначенияОплат» после добавления данных:
Последующие формы создаются аналогичным способом!
1.3 Создать ленточную форму для ввода и вывода данных о платежах многих студентов (источник данных для формы - запрос, содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»).
Решение «Задачи 1.3»:
Создаем запрос в режиме Конструктор , содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»:
Для создания ленточной формы используется Мастер форм :
В появившемся окне Создания форм выбрать данные, которые нам необходимы и нажать Далее :
Выбрать вид представления данных и нажать Далее :
Задаем название формы и жмем Готово :
Ленточная форма в режиме Конструктор :
Ленточная форма в «Режиме формы»:
1.4 Работа с формами, в которые внедрены подчиненные формы (разработка сложных форм)
Создать сложную форму для вывода данных о платежах выбранного студента. Последовательность действий:
1) Создать простую форму «ПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» в качестве главной формы.
2) Создать табличную форму «ПодчиненнаяФормаПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , СуммаОплаты , ДатаОплаты , ЦельОплаты из таблицы «Платежи» в качестве подчиненной формы.
3) Внедрить вторую форму в первую и связать их по полю КодСтудента .
Решение «Задача 1.4»:
Создаем простую форму в режиме Конструктор . В Заголовок формы и Примечание формы заносим нужную информацию. Меняем цвет, шрифт текста. Меняем фон для формы. Далее заносим на форму поля КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» (это и есть главная форма):
и размещаем подчиненную форму на главной. В появившемся окне выбираем нашу подчиненную форму:
Форма в режиме Конструктор :
Сложная форма в «Режиме формы»:
1.5 Контрольное задание (вариант 13)
Создать сложные формы, содержащие сведения, указанные в таблице (при необходимости, использовать не таблицы, а запросы в качестве источника данных для подчиненных форм):
Решение контрольного задания:
Создаем табличную форму и заносим нужные поля (из запроса) на форму (подчиненная форма):
Подчиненная форма в режиме Конструктор :
Сложная форма в режиме Конструктор :
Форма в «Режиме формы»:
Выводы: изучили основы работы с экранными формами и отчетами в СУБД MS Access.Научились создавать простые формы, ленточные формы, подчиненные формы
Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема:
СУБД MS Access. Отчеты.
Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты.
- Вывод данных с помощью отчетов.
Общие положения.
Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.
При выборе режима Автоотчет можно быстро создать простой отчет. Режим Конструктор лучше использовать для модификации (настройки) отчета, созданного "вчерне" с помощью Мастера или Автоотчета.
Разработка дизайна отчета.
Внешний вид отчетов полностью определяется типом представляемой в них информации. При создании отчета предварительно необходимо продумать, как будут представлены необходимые данные. Планирование и прогнозирование позволит сократить время на последующее редактирование и доводку.
В ходе подготовки необходимо учесть следующие вопросы:
- Для кого предназначен отчет? Какую информацию хочет увидеть пользователь и как она должна быть размещена?
- Какой формат наилучшим образом подходит для этого? Например, можно ли данные разместить в несколько колонок? Сколько будет колонок?
- Требуется ли отразить в отчете промежуточные итоговые значения?
- В отчете должны быть представлены все данные или только итоговые значения?
- Будут ли в отчете использованы заголовок и графические элементы (линии и прямоугольники) для облегчения восприятия отчета?
- Должен ли отчет иметь такой же вид, как и "бумажные" документы, к которым привык пользователь?
Выбор источника данных.
Отчеты используют те же источники записей, что и формы: таблицы и запросы. Выбор (и изменение) источника данных отчета производится так же, как для формы.
Например, при разработке простого отчета-справочника клиентов с указанием адреса и телефона (в базе данных Поставки ) будет использоваться одна таблица Клиенты . Отчет, который должен представлять только часть данных таблицы, будет основан на запросе, осуществляющем выбор записей по определенному критерию, например, по дате. Отчет, содержащий только итоговые данные, будет основан на запросе, содержащем функции Sum или Count . Отчет, содержащий данные из нескольких таблиц базы, проще сделать на основе реляционного запроса.
Использование сгруппированных отчетов.
Отчеты имеют несколько особенностей, отсутствующих в формах: одна из них возможность группирования . Сгруппированный отчет делит данные на полосы в соответствии со значениями полей, выбранных для каждого уровня группировки. Примером группировки является отчет, содержащий сведения о поставках (в базе данных Поставки), сгруппированный сначала по клиентам, а потом для каждого клиента по маркам нефтепродуктов. В отчете допускается наличие до 10 уровней группировки, но крайне редко возникает потребность в более чем трех-четырех уровнях, а чаще всего бывает достаточно одного уровня.
В мастере создания отчетов уточняется, нужна ли группировка. Но еще до запуска мастера можно создать запрос, который будет группировать данные, и на основе этого запроса создать отчет.
Поля, используемые для создания групп отчета, также используются и для сортировки . Например, в группе каждого нефтепродукта можно отсортировать поставки по возрастанию даты. Сортировка является очень полезной возможностью, особенно если отчет основан непосредственно на таблице. Сортировку данных можно определить с помощью диалогового окна Мастера в процессе создания отчета.
- Создание отчетов.
Создание отчета с помощью Мастера отчетов.
Разберем создание простого отчета на основе таблицы в базе данных Поставки . Пусть отчет должен представлять собой счет клиенту за поставленные нефтепродукты (с указанием клиента, названия нефтепродукта, объема поставки, цены продукта, стоимости поставки). Такой отчет лучше составлять на основе запроса с параметром Заказы_Клиент .
Шаг 1: Выбираем режим создания отчета с помощью Мастера на основе запроса С Заказы_Клиент (рис. 5.1). Как и другие мастера Access. Мастер отчетов задает ряд вопросов о создаваемом отчете и строит его, основываясь на ваших ответах.
Рис. 5.1. Выбор запроса, на основе которого создается отчет, и режима создания отчета.
Шаг 2: Задаем поля запроса, которые будут отражаться в отчете (рис. 5.2). Поля могут выбираться из разных таблиц и запросов (используется список Таблицы/запросы).
Рис. 5.2. Окно выбора полей для отчета.
Шаг 3: Выбор уровней группировки.
Задаем группировку по полю Клиент . Это означает, что данные поля Клиент будут расположены в отдельном столбце и отсортированы по возрастанию.
Рис. 5.3. Окно задания группировки
Замечание. Если отчет создается на основе нескольких таблиц, то надо будет задать (перед определением группировки) первичную таблицу для представления данных. При этом сразу создается группировка (которую, впрочем, можно изменить).
Шаг 4: Выбор уровней сортировки. Предлагается до четырех уровней сортировки.
Поскольку на предыдущем шаге была выбрана группировка по полю Клиент , сортировка может быть осуществлена по полю Продукт (можно выбрать из списка в первом окне).
Рис. 5.4. Окно задания сортировки.
Замечание. Если данные имеют числовые поля (количество, стоимость), можно воспользоваться кнопкой Итоги… для задания итоговых вычислений в группе. Например, при составлении списка поставок некоторому клиенту можно задать вычисление суммарной стоимости поставляемых нефтепродуктов (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Окно задания итоговых вычислений.
Шаг 5: Для сгруппированных данных Мастер предлагает шесть вариантов (рис. 5.6) расположения вид макета . Расположение групп данных осуществляется по указанным полям с отступом или выравниваем по левому краю. Различия в макетах дело вкуса, а не изменение функциональности. Все макеты практически одинаковы. Любой выбранный макет все равно придется "доводить" в Конструкторе до удобного вида.
Здесь же можно упомянуть виды Автоотчетов:
- в столбец (поля размещаются сверху вниз с границами вокруг каждого поля)
- ленточный (поля размещаются слева направо, имеются заголовки столбцов)
Рис. 5.6. Окно выбора вида макета.
Для примера (счет за поставку нефтепродуктов) выбран макет-ступенчатый.
Шаг 6: Выбор стиля отчета (рис. 5.7). Можно создать собственный стиль и сохранить его.
Рис. 5.7. Окно выбора стиля отчета.
Шаг 7: На последней странице мастера задается имя отчета.
Заданное имя используется также как заголовок отчета в режиме предварительного просмотра.
Замечание. Режим предварительного просмотра отчета аналогичен такому же режиму в Word для просмотра документа перед печатью. Аналогично Word -документу для отчета задаются параметры страницы (поля, ориентация).
Рис. 5.8. Окно указания имени отчета.
Итак, на рис. 5.9 представлен готовый отчет в режиме предварительного просмотра. В таком виде он вполне удобен, но все еще нуждается в дополнительной настройке. Ни один из стандартных макетов не является идеальным.
Рис. 5.9. Окончательный отчет.
- Настройка отчета.
Созданный макет отчета можно модифицировать в режиме Конструктор.
Вид отчета в режиме Конструктор.
Вид отчета Счет (на основе запроса с параметром Заказы_клиент ) в режиме Конструктор представлен на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Отчет, созданный мастером.
В общем случае отчет содержит три области: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета . Размеры этих областей могут быть изменены путем "перетаскивания" их границ мышью (так же, как границы любого окна).
При создании форм и отчетов используется одна и та же панель элементов, следовательно, в отчет допускается помещение тех же элементов, что и в форму. Однако интерактивные элементы (списки, поля со списком, кнопки, переключатели и т. п.) не подходят для отчетов, хотя флажок вполне можно использовать для представления значений Да/Нет .
В отчетах чаще всего используют надписи (для размещения произвольного текста), текстовые поля (для вывода данных из поля таблицы или результата выражения), разрыв страницы (переход на новую страницу отчета) и декоративные элементы оформления (рисунок , рамка объекта , линия , прямоугольник ).
Настройка отчета.
Можно использовать сгенерированный мастером отчет в первозданном виде (для проверочного прочтения). Но для отчетов, которые предназначены для изучения и дальнейшего использования, рекомендуется выполнить следующие изменения, придающие отчету более элегантный вид. Нет необходимости делать их в каждом отчете, но в большинстве случаев это будет очень разумно.
- Удалите лишние заголовки столбцов полей групп. Если поле выводится под групповым заголовком, заголовок столбца уже не требуется.
- Скорректируйте размеры надписей и текстовых полей для правильного отображения заголовков и данных.
- Измените при необходимости выравнивание текста в элементах управления. По умолчанию Access выравнивает числа по правому краю и текст по левому краю.
- В качестве источника данных используйте выражение, позволяющее комбинировать два или более поля, выводимых в одном текстовом поле (используя знак конкатенации &).
- Укажите формат (и единицы) денежных значений.
- Разместите заголовки столбцов должным образом, чтобы улучшить внешний вид отпечатанного отчета .
- Установите значение Да свойства Не выводить повторы полей области данных.
- Установите значение Да свойства Расширение для элемента управления, содержащего заголовок, а также для любых элементов, содержащих более одной строки данных, что позволит осуществить переход на следующую строку.
- Установите значение Да свойства Сжатие для всех элементов области данных, а также для самой области детализации. Это позволит избежать пустых строк в отчете при опускании повторяющихся данных или при отсутствии данных в поле.
- Установите значение Вся группа свойства Не разрывать в диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 5.15) для того, чтобы группа начиналась на новой странице, если разрыв страницы приходится на середину группы.
Вид модифицированного отчета представлен на рис. 5.11.
Форматирование отчетов.
Как правило, отчеты не требуют дополнительного форматирования, хотя мастер создания отчетов и предлагает несколько вариантов. Так же, как и при работе с формами, можно применить выбранный стиль к отчету (меню Формат Автоформат). Кроме того, выделенный элемент отчета можно отформатировать вручную (например, изменить гарнитуру, размер и цвет шрифта).
При постоянной работе с отчетами одного и того же вида в режиме конструктора можно создать свой шаблон . По умолчанию новый отчет в Access основан на шаблоне Обычный, имеющий белый фон и шрифт Arial размером 8 пт (как и документ Word ).
Иногда в отчетах при печати остаются пустые области данных. Можно использовать элементы управления с объединением (конкатенацией) в одном выражении при указании источника данных текстового поля.
Например, для вывода полного адреса в одной строке можно использовать выражение:
=[Почтовй_код] &"," &[Страна] &","&[Город]
C помощью диалогового окна Формат Автоформат в режиме конструктора можно указать новый формат отчета. Предлагаемые форматы аналогичны тем, которые предлагает мастер создания отчетов.
Рис. 5.11. Отчет, настроенный в Конструкторе.
Характеристики и свойства отчетов.
Отчеты имеют почти такие же свойства, как и формы. Отметим несколько полезных свойств, характерных только для отчетов. Свойства отчетов определяют, например, как будут выглядеть верхние и нижние колонтитулы, или позволяют задать сортировку и группировку данных, выбирать формат столбцов и определять, будет ли подавлен вывод повторяющихся данных.
Для получения справочной информации о любом свойстве необходимо поместить указатель в поле свойства и вызвать справку (клавиша F 1).
Например, для отображения свойств отчета в целом надо выделить отчет
(Правка Выделить отчет) и выбрать команду Вид Свойства (рис 5.12)
Рис. 5.12.Окно свойств отчета.
Для отображения свойств любого другого элемента, надо выделить его и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню (рис.5.13) пункт Свойства.
Рис. 5.13. Контекстное меню отчета.
Свойства форматированного отчета.
Свойства форматированного отчета размещены на вкладке Макет (рис 5.10). К этим свойствам относятся:
- Верхний и нижний колонтитулы страницы. Возможные варианты: Все страницы, Без заголовка, Без примечания и Без заголовка/примечания .
- Неразрывная группа . Это свойство предлагает два значения (В столбце и На странице ), позволяющие определить, как будет представлена группа.
Свойства сгруппированных полей.
Свойства сгруппированного поля расположены на вкладке Все (рис. 5.14). Для изменения свойства надо выбрать нужное значение из списка или задать вручную.
Например, чтобы избежать повторения данных в сгруппированных полях, надо установить значение Да свойства Не выводить повторы для выбранного поля.
Рис. 5.14.Окно свойств сгруппированного поля Клиент.
Сортировка и группировка
С помощью диалогового окна Сортировка и группировка (Вид Сортировка и группировка ) можно настроить некоторые свойства группы.
Например, если желательно (и есть возможность) представить группу данных при печати на одной странице, надо установить в диалоговом окне Сортировка и группировка значение Вся группа свойства Не разрывать (рис 5.15).
Рис. 5.15. Диалоговое окно Сортировка и группировка .
Задание нумерации строк в отчете.
Для задания нумерации в отчете (например, позиций счета), надо создать новое свободное поле и в бланке свойств (рис. 5.16) на вкладке Данные установить: Данные = 1 (начало нумерации) и Сумма с накоплением - Для всего при сквозной нумерации всех позиций отчета (или Для группы при своей нумерации в каждой группе).
Рис. 5.16. Окно свойств свободного поля.
Создание почтовых наклеек.
Для создания почтовых наклеек необходимо использовать мастер создания наклеек.
Выполните следующие действия:
Шаг 1 . Выбор мастера наклеек и таблицы-источника данных.
Шаг 2. Выбор размера наклейки.
Шаг 3. Выбор стилевого оформления.
Шаг 4. Выбор полей, помещаемых в наклейку, и задание дополнительного текста.
Шаг 5. Задание порядка вывода (сортировка) наклеек.
Шаг 6. Присваивание имени отчету.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 9102. | СУБД MS Access. Создание запросов | 811.23 KB | |
| При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку. | |||
| 4445. | Основные объекты СУБД MS Access | 19.85 KB | |
| Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. | |||
| 9877. | Создание пользовательских баз данных в СУБД Access | 290.11 KB | |
| Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект... | |||
| 20690. | СУБД Access база данных Музыкальная школа | 448.49 KB | |
| Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений. | |||
| 9098. | СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм | 622.88 KB | |
| Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 13839. | Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access | 13.53 MB | |
| Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий. | |||
| 9099. | СУБД MS Access. Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц | 343.83 KB | |
| Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных. | |||
| 7713. | Отчеты о движении денежных средств | 29.5 KB | |
| Отчеты о движении денежных средств МСБУ IS 7 2. Информация о движении денежных средств полезна для пользователей финансовой отчетности поскольку она помогает уценивать потребности компании в денежных средствах и способность создавать денежные средства и эквиваленты денежных средств. Помимо этого пользователям необходимы сведения о времени и определенности создания денежных потоков. Таким образом цель МСФО IS 7 состоит в установлении требований по представлению информации об изменениях суммы денежных средств и их эквивалентов... | |||
| 8062. | Параллельные СУБД | 179.52 KB | |
| Появление параллельных СУБД было вызвано тем фактом что системы с одним процессором оказались не способны удовлетворять растущие требования к масштабируемости надежности и производительности обработки данных. Применение параллельных СУБД позволяет объединить несколько маломощных машин для получения такого же уровня производительности как и в случае одной но более мощной машины с дополнительным выигрышем в масштабируемости и надежности системы по сравнению с однопроцессорными СУБД. К ним относятся: системы с разделением памяти;... | |||
Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Создание отчета с помощью Мастера . Для создания отчета с помощью мастера необходимо:
· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;
· В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;
· Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;
· В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;
· Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;
· Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.
Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы. В MicrosoftAccess 2007 для созданияотчетов можно использовать различные средства (рис. 1):
· Мастер отчетов
· Конструктор отчетов
· Инструмент Report
· Пустой report
Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а
Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:
· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).
· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.
Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.
Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.
Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный
После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.
Конструктор форм . Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:
1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных. 2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).
3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши. 4. Поместить поля на форму (рис. 9).
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
· Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
· Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
· Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
· Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
· Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
· Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.
Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.
Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные из таблицы и без помощи каких либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
При работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
Разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
Вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
В большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Создать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов:
1. Выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Формы – Другие формы – Мастер форм .
2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее .
3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово .
4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, заказы, Менеджеры .
5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.
6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.
7. В заголовке формы добавьте текст Сотрудники фирмы .
8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор – панель инструментов Элементы управления ).
9. После того, как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рисунок 9).
Рисунок 9. Создание кнопок на форме
11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.
12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово .
13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.
14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи .
15. Иногда в форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.
16. Создайте пустую форму.
17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления . Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2 .
18. Добавьте еще одну вкладку.
19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь .
20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники .
21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры .
22. На вкладку помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.
23. данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы .
24. В Microsoft Access можно создать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм .
25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.
26. перед вами появится Диспетчер кнопочных форм , в котором щелкните по кнопке Создать .
27. В диалоговом окне Создание (рисунок 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК .
Рисунок 10. Задание имени кнопочной формы
28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рисунок 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить .
Рисунок 11. Диспетчер кнопочной формы
29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать . Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рисунок 12)
Рисунок 12. Создание кнопок на форме
30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда . В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.
31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход .
32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию . Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».
33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть .
34. В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 13.
Рисунок 13. Главная кнопочная форма
35. Добавьте в форму, какой - нибудь рисунок.
36. Для того чтобы главная кнопочная форма появилась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access (рисунок 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра – «кнопочная форма».
Рисунок 14. Задание параметров Access
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
С помощью Мастера отчетов;
На основе таблиц или запросов;
В режиме Конструктора.
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Мастер отчетов .
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рисунок 15) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».
Рисунок 15. Мастер отчетов
4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения . В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники .
5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание – панель инструментов Отчеты – Наклейки .
6. В появившемся диалоговом окне (рисунок 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите Далее .
Рисунок 16. Диалоговое окно Создание наклеек
7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите Далее .
8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс . Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово .
10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное и максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа .
11. В диалоговом окне Мастера
Публикации по теме
-
Не работает оленемер (mod XVM) не работает оленемер
Вышел новый патч World Of Tanks или же переустанавливаете мод XVM отдельно или в составе модпака, ну или просто пропала вся статистика, как...
-
Телефон Samsung Galaxy S2 I9100: характеристики, сравнение с конкурентами и отзывы
Что не понравилось Запас слов в T9 меньше, чем у Nokia E51, а полноценная клавиатура без стилуса имеет слишком мелкие кнопки. Что...